Logística sustentável: como melhorar o planejamento de pedidos e entregas para economizar recursos?

Uma distribuidora pode realizar dezenas de entregas durante a semana e, mesmo assim, desperdiçar combustível, tempo e dinheiro por falta de planejamento. Pedidos recebidos sem organização, veículos que percorrem trajetos semelhantes e mercadorias enviadas separadamente para o mesmo cliente são situações que aumentam os custos da operação.

A Logística sustentável ajuda a enfrentar esses problemas ao relacionar o planejamento de pedidos, a utilização dos veículos, o controle de estoque e a organização das entregas.

Mais do que reduzir deslocamentos, o objetivo é utilizar os recursos disponíveis de maneira eficiente, sem comprometer os prazos combinados com os clientes.

Neste artigo, você entenderá como identificar desperdícios na distribuição, organizar pedidos, planejar rotas, calcular possíveis economias e acompanhar resultados na rotina da empresa.

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Por que a falta de planejamento de pedidos aumenta os custos logísticos?

A falta de planejamento faz com que uma distribuidora realize entregas desnecessárias, utilize veículos abaixo da capacidade disponível e precise reorganizar trajetos constantemente. Essas situações aumentam o consumo de combustível, as horas de trabalho e os custos de transporte, além de dificultarem o cumprimento dos prazos.

Imagine uma distribuidora que atende cinco supermercados localizados na mesma região.

Na segunda-feira, um veículo entrega mercadorias para dois deles. Na terça, retorna à região para atender outro estabelecimento. Na quarta, realiza uma terceira viagem porque um cliente enviou um pedido complementar.

Embora todas as vendas tenham sido atendidas, a operação poderia ter sido organizada de outra maneira.

Se os pedidos tivessem sido confirmados antecipadamente, parte dessas entregas poderia ser agrupada, respeitando a disponibilidade dos produtos e os prazos dos compradores.

Quais desperdícios aparecem nessa situação?

O primeiro é o combustível utilizado em deslocamentos que poderiam ser evitados.

Também existem outros custos que nem sempre são considerados:

• Horas adicionais de motoristas e ajudantes.

• Maior utilização e desgaste dos veículos.

• Tempo gasto na separação e no carregamento de pedidos adicionais.

• Pedágios e despesas relacionadas a viagens extras.

• Necessidade de reorganizar entregas previamente programadas.

• Risco de atrasos e novas tentativas de entrega.

• Consumo desnecessário de embalagens e materiais de movimentação.

A logística sustentável procura reduzir esses desperdícios sem prejudicar o atendimento.

Para isso, é necessário compreender que o custo de uma entrega começa antes de o veículo sair da distribuidora. Ele está relacionado à maneira como os pedidos são recebidos, confirmados e encaminhados para a expedição.

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Como organizar os pedidos para evitar entregas desnecessárias?

A organização começa com o registro correto das solicitações, a confirmação das datas de entrega e a identificação dos pedidos que podem ser agrupados. A empresa precisa saber o que será entregue, para quem, em qual endereço e dentro de qual prazo antes de definir os veículos e os trajetos.

Centralize as informações dos pedidos

Quando vendedores recebem solicitações por telefone, WhatsApp ou presencialmente, existe o risco de algumas informações permanecerem dispersas.

Um pedido pode estar registrado no sistema, enquanto uma alteração de quantidade permanece somente na conversa com o cliente.

Para evitar esse problema, cada solicitação precisa ter um registro atualizado contendo cliente, endereço, produtos, quantidades, unidade de venda, data combinada e situação do pedido.

Também é importante identificar solicitações duplicadas.

Um restaurante, por exemplo, pode enviar uma lista de compras e depois encaminhar a mesma relação para outro vendedor. Se ambos registrarem a venda, a empresa poderá separar e transportar mercadorias em duplicidade.

O uso de um sistema para atacado pode ajudar a manter os registros comerciais organizados e relacionados às demais etapas da operação, conforme os recursos disponíveis.

Estabeleça horários para confirmar os pedidos

Uma medida prática consiste em definir um horário-limite para a inclusão de pedidos nas entregas programadas.

Considere uma distribuidora que realiza entregas em determinada região às terças e quintas-feiras.

Ela pode estabelecer que os pedidos destinados à terça-feira sejam confirmados até as 15 horas da segunda-feira.

Assim, a equipe terá tempo para consultar o estoque, separar os produtos, conferir os volumes e organizar o carregamento.

Isso não significa que todas as solicitações recebidas posteriormente devam ser recusadas.

A empresa pode estabelecer critérios para pedidos urgentes, considerando a necessidade do cliente, a disponibilidade do veículo e o custo adicional da operação.

Agrupe pedidos do mesmo cliente quando possível

Um estabelecimento pode realizar vários pedidos pequenos durante a semana.

Se essas solicitações forem atendidas individualmente, a distribuidora terá mais trabalho com separação, faturamento e transporte.

Uma alternativa é identificar os produtos comprados com frequência e combinar uma rotina de reposição.

Por exemplo, um mercado que costuma solicitar bebidas às segundas e produtos de limpeza às terças pode avaliar a possibilidade de receber tudo em uma única entrega.

O agrupamento depende de alguns fatores, principalmente da necessidade real do cliente, da disponibilidade das mercadorias e das condições comerciais negociadas.

Não é adequado adiar uma mercadoria essencial apenas para completar a carga de um veículo.

O benefício aparece quando a consolidação reduz deslocamentos sem provocar rupturas de estoque ou comprometer o atendimento.

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Como definir dias de entrega e organizar melhor as regiões atendidas?

A definição de dias de entrega por região permite reunir pedidos de clientes próximos e diminuir viagens repetidas. Para funcionar, esse planejamento deve considerar a frequência de compra, os prazos negociados e a capacidade de armazenamento dos clientes, mantendo alternativas para situações que exigem atendimento urgente.

Organize os clientes por localização

Uma distribuidora que atende vários bairros ou municípios pode dividir sua área de atuação em regiões.

Em vez de programar os veículos somente pela ordem em que os pedidos chegam, a empresa passa a considerar a proximidade entre os destinos.

Por exemplo, uma programação poderia estabelecer:

A tabela apresenta um exemplo ilustrativo. A programação real deve acompanhar a demanda e os compromissos comerciais de cada distribuidora.

Essa divisão facilita a preparação das cargas e permite que o setor comercial informe datas mais previsíveis aos clientes.

Considere as janelas de recebimento

Não basta que dois clientes estejam próximos.

Um supermercado pode receber fornecedores somente durante a manhã, enquanto um restaurante pode permitir descarregamento apenas fora dos horários de maior movimento.

Essas restrições precisam entrar no planejamento.

Caso contrário, o motorista poderá chegar ao estabelecimento e permanecer aguardando a liberação da descarga.

Além de aumentar o tempo da viagem, isso pode comprometer as próximas entregas.

Por isso, o cadastro dos clientes deve conter horários permitidos, condições de acesso, restrições para determinados veículos e tempo aproximado de descarregamento.

Avalie a frequência ideal para cada cliente

A logística sustentável também depende de uma frequência de abastecimento compatível com o consumo.

Um pequeno comércio pode não ter espaço para receber mercadorias suficientes para duas semanas.

Nesse caso, entregas mais frequentes podem ser necessárias.

Já um cliente com maior capacidade de armazenamento talvez consiga concentrar as compras.

O objetivo não é diminuir a quantidade de entregas indiscriminadamente, mas identificar a frequência que oferece o melhor equilíbrio entre custo, disponibilidade e qualidade do atendimento.

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Como planejar rotas mais eficientes e reduzir o consumo de combustível?

O planejamento de rotas deve combinar os destinos das entregas, a distância percorrida, as condições das vias e as restrições dos clientes. Uma rota eficiente não é necessariamente a mais curta: ela precisa permitir que os pedidos sejam entregues com segurança, dentro dos prazos e com um custo operacional adequado.

Evite deslocamentos repetidos

Uma das primeiras análises consiste em verificar se os veículos percorrem os mesmos bairros ou estradas diversas vezes durante a semana.

Se isso acontecer, vale investigar se os pedidos poderiam ser agrupados em períodos específicos.

Também é importante observar o retorno dos veículos.

Um caminhão que finaliza todas as entregas em uma cidade distante e retorna vazio pode representar uma oportunidade de melhoria, desde que existam operações de coleta ou retorno de mercadorias que possam ser realizadas de forma segura, autorizada e economicamente viável.

Analise o trajeto além da distância

O percurso com menor quilometragem nem sempre representa a opção mais econômica.

Uma rota de 35 quilômetros pode apresentar congestionamentos frequentes, restrições para caminhões ou longos períodos de espera.

Outra, com 42 quilômetros, pode oferecer melhores condições de circulação.

Para escolher, a distribuidora deve observar o tempo estimado, o consumo de combustível, os custos de pedágio, os horários permitidos e as condições de descarregamento.

O Ministério dos Transportes também considera a racionalização de custos ao longo da cadeia logística entre os objetivos do planejamento de transportes.

Na prática empresarial, esse princípio significa avaliar o resultado completo de uma viagem, e não somente a distância entre dois pontos.

Utilize melhor a capacidade dos veículos

Outro desperdício acontece quando um veículo sai com uma carga muito inferior à sua capacidade, apesar de existirem entregas compatíveis que poderiam ser agrupadas.

Porém, a capacidade não deve ser avaliada apenas pelo peso.

Também é necessário considerar o espaço ocupado pelos produtos, a quantidade de paletes ou volumes, o equilíbrio da carga e as condições de segurança.

Uma distribuidora de produtos leves e volumosos pode atingir o limite de espaço antes do limite de peso.

Já uma empresa que transporta bebidas pode alcançar o limite de peso com parte do compartimento ainda desocupada.

A organização precisa respeitar essas diferenças, sem ultrapassar limites legais ou comprometer a integridade das mercadorias.

Quando a empresa utiliza tecnologia para integrar vendas, estoque e expedição, vale verificar se os recursos de um ERP para distribuidora atendem às necessidades de preparação e acompanhamento das entregas.

A roteirização automática, quando necessária, deve ser confirmada como uma funcionalidade específica, pois nem todo ERP possui esse recurso.

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Como o controle de estoque contribui para uma logística sustentável?

O controle de estoque permite planejar entregas com base nas mercadorias realmente disponíveis, evitando pedidos incompletos, separações incorretas e viagens adicionais. Quando as quantidades, reservas e movimentações estão atualizadas, a distribuidora consegue assumir compromissos mais confiáveis e reduzir desperdícios durante a preparação das cargas.

Considere as quantidades já reservadas

Imagine que uma distribuidora possua 180 caixas de determinado produto.

Desse total, 70 caixas estão reservadas para pedidos confirmados e outras 10 estão bloqueadas devido a avarias.

Embora existam 180 caixas fisicamente no depósito, somente 100 estão disponíveis para novas vendas.

Se o vendedor considerar todo o estoque físico como disponível, poderá confirmar um pedido que a empresa não terá condições de atender.

Isso pode resultar em entrega parcial, compra emergencial ou necessidade de retornar ao cliente posteriormente.

Por isso, o planejamento deve distinguir estoque físico, mercadorias reservadas, produtos bloqueados e saldo disponível.

Melhore a identificação e a conferência das mercadorias

Erros de separação também comprometem o planejamento.

Considere um cliente que solicita dez caixas de determinado produto, mas recebe apenas oito.

Se a diferença for identificada somente após a entrega, a distribuidora talvez precise realizar outra viagem para completar o pedido.

A conferência dos volumes antes do carregamento reduz esse risco.

Nesse processo, o controle de estoque por código de barras pode ajudar a identificar produtos e registrar movimentações com menor dependência da digitação manual.

Os inventários periódicos também são importantes.

Quando a empresa mantém um procedimento de inventário com código de barras, consegue conferir o saldo físico e investigar divergências antes que elas prejudiquem novos pedidos.

A leitura dos códigos não dispensa a conferência das quantidades, das unidades comerciais e das condições das embalagens.

Observe validade e condições de armazenamento

Em distribuidoras de alimentos, o planejamento exige cuidados adicionais.

Produtos com validade próxima precisam ser acompanhados para evitar perdas, mas isso não significa que possam ser enviados sem considerar o prazo necessário para comercialização ou consumo.

Uma prática útil é aplicar o critério FEFO, sigla em inglês para First Expire, First Out, que prioriza a saída dos produtos com vencimento mais próximo, desde que estejam adequados para a entrega.

Também é necessário observar as condições de armazenamento e transporte.

A Anvisa destaca que os cuidados sanitários precisam acompanhar diferentes etapas da cadeia de alimentos, incluindo transporte e armazenagem.

As exigências específicas dependem do tipo de produto e da atividade realizada.

Em operações que envolvem fabricação, fornecimento e distribuição de alimentos, a integração dos registros pode ser aprofundada com práticas de ERP para indústria de alimentos.

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Como evitar entregas frustradas, devoluções e viagens de retorno?

A prevenção começa antes da saída do veículo, com a confirmação do endereço, dos horários de recebimento e dos produtos separados. Também depende de conferir a carga e registrar eventuais divergências. Quanto menos problemas forem descobertos no destino, menor será a necessidade de deslocamentos adicionais para corrigir entregas.

Confirme as condições de recebimento

Uma viagem pode ser perdida porque o estabelecimento está fechado, o responsável pela compra está ausente ou o veículo não consegue acessar o local.

Essas situações precisam ser analisadas individualmente.

Quando são recorrentes, a empresa pode adotar confirmações antecipadas para clientes com restrições específicas.

Também é útil manter os endereços e os horários de recebimento atualizados.

Confira os pedidos antes do carregamento

A conferência deve comparar as informações do pedido aprovado com as mercadorias efetivamente separadas.

É importante verificar produtos, quantidades, apresentações comerciais, condições das embalagens e identificação dos volumes.

Quando aplicável, também devem ser observados lotes, validade e condições de transporte.

Os volumes podem ser organizados de acordo com a sequência prevista para descarregamento, desde que a disposição preserve a estabilidade e a segurança da carga.

Registre as causas das devoluções

Nem toda devolução representa o mesmo problema.

Uma mercadoria pode retornar por erro na quantidade, avaria, divergência comercial, recusa do cliente ou impossibilidade de recebimento.

Identificar o motivo permite descobrir quais procedimentos precisam ser corrigidos.

Se as ocorrências estiverem concentradas em produtos trocados, a empresa deverá investigar os cadastros e a separação.

Se o problema estiver nos horários de recebimento, será necessário revisar as janelas de entrega.

Quando a distribuidora também realiza instalação ou assistência técnica em campo, é importante coordenar esses compromissos com as entregas. Nessas operações, o controle de ordens de serviço pode ajudar a organizar os atendimentos e evitar deslocamentos decorrentes de informações incompletas.

O retorno de mercadorias também deve considerar o estado dos produtos e os procedimentos fiscais e sanitários aplicáveis. Nem toda mercadoria devolvida poderá retornar automaticamente ao estoque comercializável.

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Como calcular a economia obtida com um planejamento de entregas melhor?

A economia pode ser estimada comparando a quilometragem e os custos operacionais antes e depois da reorganização das entregas. Entretanto, a análise também deve observar o número de pedidos atendidos, o cumprimento dos prazos e a qualidade do serviço, evitando considerar como economia uma mudança que apenas transfira problemas para outra etapa.

Exemplo prático de uma distribuidora

Considere uma empresa que realiza cinco viagens semanais para atender diferentes clientes de uma região.

Cada viagem possui, em média, 70 quilômetros.

Após reorganizar a confirmação dos pedidos e agrupar entregas compatíveis, a empresa passa a realizar quatro viagens semanais, com média de 65 quilômetros cada.

Veja a comparação:

Nesse exemplo hipotético, a redução seria de aproximadamente 25,7% na quilometragem semanal.

Considerando quatro semanas, a economia variável estimada seria de R$ 1.224,00.

Os valores são exclusivamente ilustrativos, não representam uma média do mercado e dependem das condições reais da operação.

O custo por quilômetro deve ser calculado pela empresa a partir das despesas pertinentes, como combustível, manutenção variável e desgaste do veículo.

Custos fixos, horas adicionais, pedágios e outras despesas precisam ser avaliados separadamente quando não estiverem incluídos no cálculo.

Quando agrupar entregas pode não gerar economia?

A consolidação não é vantajosa em todas as situações.

Se a distribuidora precisar utilizar um veículo muito maior, aumentar significativamente os períodos de espera ou realizar um desvio extenso, a economia esperada poderá diminuir.

Também pode haver prejuízo quando a mudança provoca atrasos, reclamações ou perdas de vendas.

Por isso, uma decisão sustentável precisa comparar o custo total da operação com a qualidade do serviço prestado.

Avalie pedidos pequenos com atenção

Outro ponto importante é identificar o custo de atendimento de pedidos com baixo valor.

Imagine uma entrega que gera R$ 45,00 de margem de contribuição, antes dos custos específicos de transporte.

Se a empresa precisar realizar uma viagem exclusiva que custe R$ 62,00 em despesas adicionais, haverá uma diferença negativa de R$ 17,00 nessa operação.

Uma possibilidade seria combinar a entrega com outros pedidos da região.

Outra seria negociar uma data de recebimento ou estabelecer condições comerciais adequadas para entregas exclusivas.

Essas decisões precisam considerar o relacionamento com o cliente e a demanda futura, não apenas o resultado de uma única venda.

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Quais indicadores ajudam a acompanhar a logística sustentável?

Os indicadores permitem verificar se as mudanças realmente reduziram o consumo de recursos e melhoraram as entregas. O acompanhamento deve comparar períodos semelhantes, considerando o volume de pedidos, as regiões atendidas e a composição das cargas. Assim, a empresa evita interpretar uma redução nas viagens como melhoria quando também houve queda nas vendas.

Indicadores que vale acompanhar

A empresa deve manter o mesmo critério de cálculo ao comparar períodos.

Também é importante avaliar a ocupação dos veículos por peso e por volume quando ambos forem relevantes.

Como interpretar os resultados?

Imagine que a distribuidora reduza a quilometragem por pedido, mas passe a apresentar mais atrasos.

Nesse caso, o planejamento pode ter aumentado a concentração das entregas sem considerar adequadamente as restrições de recebimento.

Outro exemplo ocorre quando o consumo total de combustível diminui porque a empresa realizou menos vendas.

Essa redução, isoladamente, não demonstra maior eficiência.

Para avaliar o resultado, é necessário relacionar o consumo à quantidade de entregas, à quilometragem, ao peso transportado e às características das rotas.

É essa comparação que ajuda a distinguir uma melhoria operacional de uma simples alteração no volume de atividade.

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Como um sistema de gestão pode ajudar a planejar pedidos e entregas?

Um sistema de gestão pode ajudar a organizar pedidos, atualizar o estoque, acompanhar separações e manter informações acessíveis aos setores envolvidos. Com registros consistentes, a distribuidora consegue planejar melhor suas operações. Entretanto, os resultados dependem das funcionalidades disponíveis e da maneira como a empresa utiliza a ferramenta.

Integre vendas, estoque e expedição

Uma dificuldade frequente aparece quando cada departamento trabalha com informações diferentes.

O vendedor confirma uma quantidade, o estoque encontra outra e a expedição precisa descobrir qual registro está correto.

Uma organização integrada permite estabelecer um fluxo no qual o pedido é registrado, conferido, liberado e encaminhado para separação.

Isso diminui a dependência de mensagens informais e facilita a identificação de pendências antes do carregamento.

Ao pesquisar um sistema para distribuidora, é importante avaliar como essas etapas se relacionam dentro da solução.

Utilize o histórico para prever a demanda

O planejamento também pode considerar informações de períodos anteriores.

Uma distribuidora que atende restaurantes, por exemplo, pode identificar clientes que normalmente aumentam os pedidos antes dos finais de semana.

Da mesma forma, um atacadista de bebidas pode observar maior procura em determinados períodos do mês ou em datas comemorativas.

Esses dados ajudam a planejar reposições, reservar mercadorias e organizar entregas futuras.

A previsão não deve ser tratada como uma garantia de vendas. Ela precisa ser ajustada conforme sazonalidade, mudanças de comportamento e informações comerciais recentes.

Em operações alimentícias, vale analisar quais funcionalidades são realmente necessárias ao comparar um sistema para distribuidora de alimentos.

Verifique as funcionalidades antes de contratar

Nem todo sistema que gerencia pedidos também realiza roteirização automática ou acompanha veículos.

Antes de contratar, a empresa deve verificar se a ferramenta atende às seguintes necessidades: consulta do estoque disponível, reservas, separação, status de pedidos, relatórios, faturamento e integração com outros recursos utilizados na operação.

Se for necessário utilizar aplicativos de roteirização ou transportadoras terceirizadas, também deverá ser analisada a possibilidade de integração.

Conhecer os critérios para escolher um sistema ERP para distribuidora ajuda a evitar contratações baseadas somente em uma lista de funcionalidades.

A tecnologia deve apoiar um processo bem definido. Se os endereços estiverem incorretos ou os pedidos forem liberados sem conferência, a utilização de um sistema não eliminará esses problemas automaticamente.

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Como começar a melhorar o planejamento logístico em 30 dias?

O primeiro passo é identificar os desperdícios atuais e escolher melhorias que possam ser testadas sem desorganizar as entregas. A empresa pode começar por uma região, acompanhar a quilometragem e os problemas de atendimento e, depois, ampliar as mudanças que apresentarem resultados positivos.

Primeira semana: identifique os desperdícios

Reúna informações das entregas recentes.

Observe quais regiões receberam mais viagens, quantos pedidos foram atendidos, quais veículos foram utilizados e quais entregas apresentaram problemas.

Também registre a quilometragem e o consumo de combustível, quando esses dados estiverem disponíveis.

O objetivo é estabelecer uma referência para comparação.

Segunda semana: organize os pedidos

Revise os cadastros dos clientes, confirme endereços e horários de recebimento e identifique quais pedidos poderiam ser agrupados.

Converse com clientes que realizam compras recorrentes para avaliar a possibilidade de estabelecer dias de entrega.

Defina procedimentos para registrar alterações e pedidos urgentes.

Terceira semana: teste uma nova programação

Escolha uma região com volume suficiente de entregas.

Experimente organizar os pedidos por proximidade, respeitando as condições comerciais e as janelas de recebimento.

Acompanhe a execução das rotas e registre atrasos, tempos de espera e eventuais dificuldades.

Não altere todas as regiões simultaneamente. Um teste limitado facilita a identificação de problemas e permite ajustes antes da expansão.

Quarta semana: compare os resultados

Ao final do teste, compare a quilometragem, o custo estimado por entrega, a pontualidade e a quantidade de ocorrências.

Se houve redução de deslocamentos sem piora no atendimento, a nova programação pode ser mantida ou ampliada.

Caso os atrasos tenham aumentado, investigue se o problema está na capacidade do veículo, nas janelas de recebimento ou no excesso de paradas.

A melhoria contínua depende dessa avaliação.

Uma logística sustentável não exige que todas as mudanças sejam realizadas de uma só vez. Pequenos ajustes, quando acompanhados por indicadores confiáveis, podem ajudar a empresa a utilizar melhor seus recursos.

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Conclusão

A logística sustentável depende de decisões tomadas em diferentes etapas da operação.

Quando os pedidos são registrados corretamente, o estoque apresenta informações confiáveis e as entregas são organizadas de acordo com a localização e as necessidades dos clientes, a distribuidora consegue identificar oportunidades reais de economia.

O planejamento também diminui a necessidade de improvisações, facilita o trabalho das equipes e contribui para um atendimento mais previsível.

Entretanto, não basta reduzir a quantidade de viagens. É necessário acompanhar os custos, os prazos cumpridos, as devoluções e o consumo efetivo de recursos.

O melhor ponto de partida é analisar as entregas realizadas nas últimas semanas, identificar trajetos repetidos e verificar quais pedidos poderiam ter sido atendidos de maneira mais eficiente.

Com informações organizadas e melhorias graduais, a empresa pode tornar a distribuição mais econômica e ambientalmente responsável, preservando a qualidade do serviço.

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